İYS Başvuru İçin Gerekli Belgeler

Hizmet sağlayıcıların güncel ticari elektronik ileti onaylarını kaydettikleri ulusal veri tabanı sistemi İleti Yönetim Sistemi (İYS) olarak belirtilmektedir. Bu sistem üzerinden alıcılar ileti almaya onay verebildikleri gibi, mevcut onayları için reddetme haklarına da sahip olurlar.

6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında, İleti Yönetim Sistemi hakkındaki mevzuat, hizmet sağlayıcılar tarafından alıcılara gönderilecek ticari iletilerin, yönetmelikle belirlenen istisnalar dışında alıcının onayı olmadan gönderilemeyeceği, izin dâhilinde gönderilen iletilerde ise alıcılara ret imkânı sağlanması gerektiği şeklinde ifade edilmiştir.

Alıcılara iletilecek ticari iletiler için alınacak iletişim onaylarında, onay fiziksel ortamda alınmışsa alıcının imzası şarttır fakat pratikte bu belgelerin saklanması, arşivlenmesi, belgelerin güvenliğinin ve gizliliğinin sağlanması, gerektiğinde arşivden çıkarılması gibi süreçler oldukça zaman alır. Bu iletişim onaylarının elektronik ortamda alınması durumunda ise onayın alındığına dair bilgilendirmenin alıcının elektronik iletişim adresine aynı gün içinde iletilmesi gerektiği şartı mevcuttur. Bir ileti izninin elektronik ortamda alınması durumunda onayın, izin sahibi kişiden alındığının elektronik kayıtlarının tutulması ve güvenli bir şekilde saklanması gerekir.

İleti Yönetim Sistemi ile hizmet sağlayıcıların, alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinler güvenli bir ortamda muhafaza edilir. Alıcılar bu iletilerle ilgili onay ve ret bildirimlerini yapabilir ve bunun yanında şikâyet hakkını kullanabilirler.

İYS Başvurusu Nasıl Yapılır?

Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik kapsamında Hizmet Sağlayıcıların İYS'ye kaydolmaları ve ticari elektronik ileti onaylarını sisteme yüklemeleri gereken son tarih 1 Aralık 2020 olarak ifade edilmişti ancak COVID-19 salgınının günlük hayattaki olumsuz etkilerinden kaynaklı olarak iş süreçlerinde aksamalar yaşandığı için Hizmet Sağlayıcıların İYS'ye kaydolma ve onay yükleme tarihi de ertelendi.

Güncel İYS başvurusu sürecinde 150 bin adet ve altında ticari elektronik ileti onayı olan Hizmet Sağlayıcılar için son onay yükleme tarihi 31 Mayıs 2021 tarihine; bu onayların vatandaş tarafından kontrol edilme son tarihi ise 15 Temmuz 2021 tarihine ötelenmiş durumda. İlgili tarihlere kadar hizmet sağlayıcılar İYS başvurularını tamamlayıp ellerinde olan ticari ileti izin verilerini İYS sistemine yüklemekle mükelleftirler. İYS'ye başvuru online olarak e-devlet ya da www.iys.org.tr üzerinden şirket imza yetkilisinin elektronik imzası ile gerçekleştirilebilmektedir.

Bir hizmet sağlayıcısıysanız İYS’ye kaydolabilmek için İleti Yönetim Sistemi (iys24.com) internet sitesinde bulunan başvuru formunu doldurmanız sonrası, gerekli bilgi ve belgeleri İleti Yönetim Sistemi A.Ş.'nin adresine posta yoluyla göndermeniz gerekmektedir. Başvuru esnasında verdiğiniz bilgi ve belgeler kontrol edilerek, doğrulandıktan sonra hesabınız aktif olarak kullanıma açılmaktadır. Online başvurunun sadece MERSİS sistemine kaydı olan işletmeler için yapılabildiğini de hatırlatalım. Şirket merkezi yurt dışında olup MERSİS kaydı olmayan şirketler manuel başvuru yöntemini kullanarak kayıt yaptırabilirler. Türkiye de MERSİS kaydına sahip olan işletmeler de manuel kayıt yapabilmektedir, fakat manuel kayıt süreci uzun bir süreçtir.

İYS Başvurusu İçin Gerekli Belgeler Nelerdir?

Hizmet sağlayıcılar İYS başvurusu yaparken bazı belgeleri hazır bulundurmak zorundadırlar. Bu belgeleri şu şekilde sıralamak mümkündür;

1. İmza yetkilisinin T.C. kimlik numarası, cep telefonu numarası, kurumsal e-posta adresi
2. Hizmet Sağlayıcının MERSİS numarası ve ticari elektronik ileti gönderimi yaptığı markaların tescil belgeleri ve e-imzalı İleti Yönetim Sistemi Temel Hizmetler Kullanım Taahhütnamesi
3. Müştereken temsile yetki durumunda ilk yetkili tarafından imzalanmış dokümanı en az bir yetkilinin daha imzalaması gerekmektedir.
4. Marka bazında mevcut onaylı kayıtlı elektronik iletişim adresi sayıları da istenmektedir.